Je leest je mails op je smartphone, je bestelt er eten mee, je houdt er je agenda op bij, sommige mensen bedienen er hun huishoudtoestellen mee… en toch vul je nog werkbonnen op papier in? Niet zo logisch toch?
Digitale werkbonnen = smooth flow
Papieren werkbonnen zijn voor niets meer nodig, want er bestaan prachtige applicaties die perfect doen wat jij nu op papier doet. Zowel gewerkte tijd, verbruikt materiaal, als de gereden kilometers worden op één plaats bijgehouden. Daarna verstuur je de werkbon digitaal naar jouw administratieplatform om te linken aan de juiste projecten. Na een kleine controle wordt met één klik de factuur gemaakt.
Weg met dubbele input
Digitale input maakt heel wat manuele stappen overbodig. Wat gebeurt immers met die werkbonnen op papier? Inderdaad, jijzelf of een collega geeft diezelfde info opnieuw in, in een facturatiesysteem. Dubbel werk dus. Als je dan nog eens weet dat heel wat papieren werkbonnen verloren gaan en het handschrift van sommige mensen compleet onleesbaar is, is er geen enkele reden om de overstap naar een digitale variant niet te maken…
Tegenargumenten ontkracht
Wat houdt ondernemers dan nog tegen?
“Mijn gasten vullen de werkbonnen nu al niet in, wat zullen ze dan met zo’n app doen?”
eenvoudig werkbon invullen op je smartphone
Digital natives zijn het niet meer gewoon om te schrijven, maar kunnen des te beter digitale tools hanteren. Dus met de verjonging van de werkpopulatie kan het alleen maar voordelen opleveren om digitaler te gaan werken. Extra pluspunt: je zal ook aantrekkelijker worden als werkgever.
“Papier is toch veel goedkoper”
Reken maar eens uit hoeveel tijd je zelf of een bediende verliest met het overtypen van de werkbonnen. Van eenmalige input rechtstreeks naar factuur zal je net geld doen besparen.
“Wij houden ook nog technische specificaties bij op onze werkbon specifiek aan onze sector”
Dit kan opgelost worden, de meeste werkbonnensoftware maakt het mogelijk om eigen gedefinieerde velden te creëren.
“We hebben een handtekening nodig van de klant voor ons dossier”
Geen enkel probleem. Op een digitale werkbon kan een digitale handtekening worden geplaatst en dit is perfect rechtsgeldig sinds 2014.
Wil je eens een live demo zien van hoe vlot de technologie dit tegenwoordig oplost?